刘孟奇 :「充分准备」造就「成功简报」（图）

当我有机会访谈已经毕业，并在职场工作过一段时间的年轻人时，总喜欢问一个问题：「如果让你的大学生活重来一次，你最想要改变的是甚么？」在我的经验里面，最常听到的一个答案是：「我会在课程需要做口头报告的时候，主动争取上台报告，好磨练自己的简报技巧！」

在目前的职场中，简报不只是许多工作的必要内容，更有着很高的重要性。一场令人印象深刻的成功简报，可能「拯救」一个其实还需要加强的提案；而一场让人觉得沈闷、抓不到重点、觉得简报者不用心、甚至误导听众方向的简报，则可以轻松「毁掉」一个花费许多心力的企画。

简报是工作的「聚光灯时刻」

对个人而言，简报其实是重要的「发光发热」时刻。职场中的一个重要现实是：你如果一直「默默无闻」，就不要感叹自己「怀才不遇」！要让别人对你产生兴趣，你必须有一定的「曝光度」。在日复一日的工作中，简报就是「当聚光灯打在自己身上」的时候。你如果能把握这种关键的「舞台时刻」，完成一场「精彩演出」，并在其中展现自己的专业能力与敬业态度，让听众留下深刻的好印象，就可能对你的职涯发展产生非常正面的影响。

为甚么有不少年轻人，会后悔当初在学校的时候，没有好好掌握上课报告的机会，练习自己的简报技巧？这就是因为他们在进入职场后，才深刻体会到简报能力的重要性。

但是，为甚么这些年轻人在学校时，会对于「上台报告」一事避之唯恐不及？我想，一部分原因当然在于我们的教育制度偏重纸笔答题，在大学之前相当缺乏口头报告的机会与训练。另一个主要原因则在于：相较于「展现能力的机会」，许多人在面对简报时，更担心的是会不会因为表现不好，而在众人面前「丢脸漏气」的风险。

成功简报秘诀：准备，准备，准备！

问题是，一旦进入职场之后，简报往往是必要工作，就算是「赶鸭子上架」，也没有逃避的借口。不只于此，学校里的老师其实一般都很和善，对于「不好的简报」多半是「温言鼓励」；但是在职场中，「上不了台面」的简报很可能直接得到「下不了台」的严厉难堪。面对这种残酷现实，也难怪会有很多人会懊悔当初没有好好利用学校里的「简报友善环境」了。

无论如何，要让简报产生「发光发热」的潜在效益，而不是成为「难堪漏气」的巨大风险，除了「用心妥善准备」之外，别无其它快捷方式。就如同舞台演出一般，纵使有再强的卡司、再好的设备，却没有用心针对观众的喜好进行表演设计，也没有在正式演出前做过充分排演，结果很可能就是惨不忍睹。

说到「准备简报」，许多人的脑海中大概会马上浮现出「准备PowerPoint投影片」。的确，以目前计算机科技盛行的情形，在简报时以投影片辅助已是常态，而如果运用得宜，也的确可以让简报生色不少。

「对投影片照本宣科」是大忌

但是，如果误以为简报的准备只是「将数据剪贴到投影片上」，同时简报变成只是「对投影片照本宣科」，那就是大错特错。

为甚么？因为简报的目的是：「为听众创造正面的学习经验，让听众有效接收我们所要传达的讯息，同时让听众对自己留下正面印象。」

如果在简报中，报告者只知道口头重述投影片上的文字，这不只会让听众觉得沈闷厌烦，也容易让听众因为缺乏引导而抓不到讯息重点。除此之外，这种简报更会让听众留下「报告者缺乏准备与自信」的不良印象。

如何准备简报

在下面，我们提供几个关于「如何准备简报」的重点：

一、充分了解你的报告，使自己具有「专家权威性」

报告者一定要充分了解自己的报告内容与数据，特别是相关的事实与数据，必须充分理解，并能正确无误地运用。使用术语时必须精准，推论的逻辑必须严谨。请尽量把报告的重要信息记忆下来，达到能够不需要查阅书面就可以口头引用的程度。只有当报告者展现出高度的「专家权威性」时，才能赢得听众的信任，并使自己的简报具有足够说服力。

二、选择你要传递的核心讯息，并依此组织简报

当一个报告者充分了解自己的报告内容以后，经常犯的一个错误是：想要在简报中把自己知道的信息全部都报告出来。这不只会让自己面临「简报不完」的尴尬风险，也会让听众弄不清楚这场简报要传递的主要讯息为何。
研究指出，一场简报下来，大多数听众只能记住三个重要讯息。请基本上就选择三个你要传递的核心讯息，并依此组织简报。

在组织简报时，注意：(1)留意时间的限制与分配，不要虎头蛇尾；(2)要有清楚的说明结构与论证逻辑，特别是能回答以下三点──这个议题为甚么重要？我的主张或结论是甚么？我根据甚么而得出我的主张与结论？(3)适时使用故事与比喻，可以提高听众的兴趣，并加深他们的印象，但是不要离题。

三、注意开头与结尾

一般而言，在简报开头处要能够：(1)让听众知道简报的目的；(2)引起听众对议题的兴趣；(3)让听众知道简报的概要内容与进行架构。在简报结尾处则可以摘要与强调整个简报所要传递的核心讯息。请注意在开头处要有感谢性的礼貌开场白（建议不要用不相干的玩笑话来开场），在结尾处则要感谢听众的聆听，并欢迎听众提出问题。

四、不要滥用PowerPoint

PowePoint投影片的用处在于：(1)协助听众掌握报告的结构与脉络；(2)协助听众掌握重要论点与逻辑顺序；(3)协助听众掌握报告中的重要数字、术语或定义。投影片的字句应尽量精简，不会让报告者沦为「投影片播报员」。注意检查投影片中信息的正确性，因为一个错误数据就可以重伤整个简报。如果要使用PowerPoint的话，请记得一定要事先确认器材设备及计算机档案能正确运作。

PowerPoint当中有许多很炫的制作技巧，但是喧宾夺主的风险也高，我自己倾向于不要使用。如果你要在简报当中放入一些图片或影片，请记得适度，不要反过来中断与干扰自己的报告流畅性。

五、注意服装仪容与肢体语言

听众会根据穿着来判断报告者的专业性与敬业态度，合宜正式的穿著也有助于自己专注在报告上面。一个简单的穿著标准是「比你的听众高一个层级」；保险的穿著则是「深色专业衣着」，男生穿衬衫打领带，女生穿套装，基本上都不会有问题。也请注意穿着正式的鞋子。

注意自己的肢体语言必须能显露出自己的热忱与自信心。把身子朝向听众略微前倾，不要让听众觉得疏远；维持眼神与听众交会，并且用「远近左右交替」的方法，让自己的眼神与每一个区域的听众都能交会。

六、沈稳冷静回答问题

简报就要准备回答问题。「充分准备」是成功回答问题的前提。不要在心态上畏怯提问，更不能在肢体语言表现出来。记得：如果能够成功回答高度挑战性的问题，往往也就确立了别人对于简报的正面评价。

专注聆听提问者，并在完整听完提问后再回答；在回答问题时，先谢谢提问人。如果遇到敌意性的问题，用中立而不带情绪的方式响应。记得最重要的事情不是「以牙还牙」，而是听众对于自己风度的印象。遇到真的不知道如何回答的问题时，沉着冷静地承认自己现在并不清楚这个问题的答案，但是会尽快把答案找出来。千万记得，不管在哪一种情形下，都不要尴尬傻笑或「装可爱」。

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